Службе охраны доверяется выполнять черновую работу в организации. Но для того чтобы ее работа была эффективной, другие сотрудники должны оказывать ей поддержку и относиться к ней уважительно. В данной сфере не существует отдельных правил для руководителей высшего звена. Важнее, чтобы сами руководители следовали правилам, поскольку они могут работать с самой важной информацией или иметь более широкий доступ к активам по сравнению со всеми остальными сотрудниками организации.
Следующие контрольные тезисы предоставляют организациям возможность проверить состояние службы охраны.
Политика в сфере безопасности
Сначала необходимо оценить степень риска: какие зоны действительно нуждаются в охране и кто имеет к ним доступ. Предоставьте право доступа к важной информации только тем людям, которым она необходима по долгу службы.
Процесс введения в должность
В течение первых нескольких дней работы нового сотрудника в офисе, когда он наиболее восприимчив к информации, вы должны напоминать ему о стандартах, принятых в сфере безопасности.
Компьютеры
Всем ли сотрудникам необходим доступ к дисководам?
Все ли компьютеры нужно подключить к сети Интернет/внутренней сети?
Обучите сотрудников приемам запоминания паролей доступа.
Подумайте, можете ли вы запирать в сейф дисководы с наиболее важной информацией/компьютеры?
Выберите компанию, занимающуюся производством и продажей программного обеспечения и пользующуюся хорошей репутацией, которая могла бы создать систему для вас. Но помните о принципе соразмерности.
Физическая безопасность
Необходимо проводить выборочный досмотр сотрудников, выходящих из здания, и обучать их тому, как следует правильно выполнять свою работу.
Ограничьте количество выходов, через которые сотрудники могут покинуть здание.
Научите сотрудников службы безопасности вести себя вежливо.
Убедитесь в том, что роль службы безопасности ограничивается, в основном, функциями устрашения правонарушителей.
Проявляйте заботу о своей охране - внимательно относитесь к сотрудникам службы безопасности.
Объясните сотрудникам, почему необходимы принимаемые вами меры.
Приемы обращения с увольняющимися сотрудниками
Подумайте над следующими вопросами:
Как следует провести собеседование с увольняющимся сотрудником?
Как поместить в контракт условие о соблюдении конфиденциальности?
Как организовывать встречи и поддерживать контакты с бывшими сотрудниками после их увольнения?
Если сотрудникам приходится оставить работу по причине выхода не пенсию, вы должны предусмотреть:
Возможность дополнительного трудоустройства
Возможность поддержания связей с ними после их ухода играет наиболее важную роль
Если вы увольняете сотрудников в связи с сокращением штатов:
Подумайте, как им следует об этом сообщить.
Каким должен быть компенсационный пакет?
Как следует сообщать плохие новости?
Если вы увольняете сотрудников по причине их некомпетентности, непрофессионализма или недисциплинированности:
Убедитесь в том, что все сотрудники четко понимают происходящие процессы и утвержденные правила и последовательно их выполняют.
Подумайте о том, должны ли эти люди немедленно покинуть вашу фирму или вы предоставите им время исправиться.
Осведомленность руководителей
Подавайте хороший пример и станьте для своих подчиненных моделью для подражания.
Старайтесь узнать больше о своих подчиненных и используйте возможность провести аттестацию, для того чтобы лучше понять, в чем состоят их потребности и заботы.
Определите, на что вам необходимо обращать внимание, если вы пытаетесь установить, кто из сотрудников совершает недостойные поступки.
Обучите руководителей приемам проведения собеседования.
Четко определите процедуры, которые необходимо будет задействовать в случае обнаружения правонарушения.
Закон
Сотрудники обязаны обеспечить конфиденциальность информации, относящейся к деятельности их работодателей.
Рассмотрите возможность заключения соглашения о конфиденциальности.
Примите во внимание требования, обозначенные в Акте об обнародовании информации, представляющей интерес для общества.